DE LA GUÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIÓN Y DIFUSIÓN DE PLD/FT
Autor: Guillermo Donjuan Aguirre.
El pasado día 23 de abril del presente año, Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), emitió la Guía para el desarrollo del programa anual de capacitación y difusión en materia de prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita y financiamiento al terrorismo-(GUIA), la cual en el presente artículo, pasaremos a analizar y les daremos algunas recomendaciones para su desarrollo e implementación.
Sabemos, que uno de los mitigantes del riesgo de que nuestras entidades financieras sean instrumentadas en alguna operación de lavado de dinero, es la capacitación y bajo este precepto, es que la CNBV emitió las bases necesarias, para que todas las instituciones financieras del país le den la debida importancia a este tema.
La Guía, tiene como objeto señalar directrices, elementos y criterios que podrán considerar las Instituciones Financieras para dar cumplimiento a la obligación de desarrollar un programa anual de capacitación y difusión en materia de PLD/FT, prevista en las Disposiciones y adicionalmente, la Guía atiende a la recomendación decimoctava del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) y su Nota Interpretativa, conforme a las cuales las Entidades Financieras, sujetas a la supervisión de la CNBV, deben implementar programas de PLD/FT, dentro de los que debe incluirse un programa continuo de capacitación a sus empleados.
Una vez señalado lo anterior, pasaremos a su análisis y recomendaciones para su desarrollo e implementación:
Del Análisis:
El responsable de su desarrollo e implementación será el Oficial de Cumplimiento quien, deberá definir las características, contenido y alcance del programa de capacitación y difusión, considerando los resultados de la implementación de la metodología de evaluación de Riesgo, tomando como puntos relevantes el contendido, el tiempo de duración y la frecuencia, así como la presencia de efectivos indicadores de evaluación. Además, deberá someterlo a la aprobación de su respectivo Comité Comunicación y Control, en caso de contar con este.
En cuanto al contenido, el Oficial de Cumplimiento deberá de considerar al menos los siguientes elementos: Nombre del curso o cursos, horas mínimas de duración, objetivo, temas a cubrir, personal al que va dirigido, en su caso, especificar si está vinculado con algún programa de capacitación previo o posterior al que se va a impartir, y para su difusión, establecer los medios o canales de la misma.
Por lo que se refiere a la Modalidad, la capacitación se podrá impartir de manera presencial, en línea o de forma mixta. Por lo que se refiere al Capacitador, tomando en cuenta la relevancia que tiene la capacitación en materia de PLD/FT al interior de cada Entidad Financiera, es deseable que los capacitadores cuenten con certificaciones en materia de PLD/FT nacionales o internacionales, ya que esto garantiza que el capacitador cuente con los conocimientos y experiencia necesarios en dicha materia.
En cuanto a la Frecuencia y Temario , la impartición de la capacitación deberá realizarse al menos una vez al año, no obstante, con el fin de que el procedimiento de aprendizaje sea continuo, se sugiere que las Entidades Financieras consideren que el contenido de su programa se distribuya durante todo el año y considerar el cargo, funciones y responsabilidades de las personas a las que debe ir dirigido el programa, a fin de determinar las horas de capacitación que sean necesarias para fortalecer la ejecución de los mismos. Proponiendo cursos dirigidos al Consejo de Administración (20 Hrs.), Alta Dirección (30 Hrs.), Personal de Atención al Público (20 Hrs), Auditor Interno (30 hrs.) y el Oficial de Cumplimiento y los Integrantes del Comité de Comunicación y Control (40 hrs.).
Por lo que se refiere a los temarios de los programas de capacitación las Instituciones Financieras, deberá asegurarse de que el temario de la capacitación sea acorde con los servicios, productos u Operaciones que el mismo ofrezca, así como de que sea coherente con los resultados de la implementación de su metodología de evaluación de Riesgos y se adecue a las responsabilidades de quienes reciban dicha capacitación, proponiendo diversos temas que por cuestiones de espacio no es posible desglosar, siendo la primera recomendación revisar los temarios propuesto por la CNBV y apegarse a ellos.
En relación a las Constancias, permanece la obligación de expedir constancias que acrediten la participación de su personal en los cursos de capacitación; las constancias son el soporte documental con el que la Institución Financiera podrá acreditar la impartición de la capacitación siendo lo más relevante que dicho documento deberá contar con el nombre, firma y cargo de la persona física encargada de impartir la capacitación y, en su caso, número de certificado vigente emitido por la Comisión. Siendo relevante que, los capacitadores cuenten con certificaciones en materia de PLD/FT.
En la Guía la CNBV reitera que, las Instituciones Financieras deberán de tomar Medidas para aquellos casos en que quienes reciban la capacitación no obtengan en su evaluación un resultado que no sea aprobatorio, debiendo establecer en su Manual de Cumplimiento o en algún otro documento, las políticas que habrá de seguir en los casos en que el capacitado reincida en no aprobar la evaluación.
Por lo que se refiere a la Difusión, lo considera un aspecto de suma importancia, ya que permite mantener actualizados de manera permanente y constante los conocimientos adquiridos, así como transmitir de manera rápida y eficiente las nuevas tendencias de Riesgos identificados.
La difusión podrá llevarse a cabo a través de correos electrónicos, herramientas y materiales didácticos, ligas en el intranet o por cualquier otro medio o canal de difusión que la Institución Financiera establezca en su Manual de Cumplimiento o en algún otro documento elaborado por la misma.
La guía establece una nueva obligación en relación al Resguardo de la información, ya que las Instituciones Financieras deberán conservar, de forma física o por medios electrónicos o digitales, toda la información y documentación que generen relacionada con sus procesos de capacitación y difusión, incluyendo sin limitar, la evidencia de las evaluaciones realizadas y las constancias emitidas por al menos un periodo de cinco años contados a partir de la fecha de generación de la misma.
De las Recomendaciones:
En este aspecto, la principal recomendación será, apegarse a esta Guía para el desarrollo del programa anual de capacitación y difusión de PLD/FT, ya que, si bien la Guía no es vinculante, es decir no es obligatoria, un buen auditor externo en la materia dejará en su informe la recomendación de apegarse a esta Guía como una sana practica para prevenir operaciones con recursos de procedencia ilícita.
El Oficial de Cumplimiento, como responsable del desarrollo del programa anual de capacitación y el Comité de Comunicación y Control como responsable de su autorización, deberá dejar constancia del establecimiento de dicho programa en apego a esta Guía en sus papeles de trabajo.
En cuanto al capacitador el Oficial de Cumplimiento y el Comité de Comunicación y Control deberán de Vigilar que dicho capacitar cuento con certificación en la materia. Por en su caso, un buen auditor externo en la materia dejará en su informe de auditoría esta recomendación.
En relación al manual de cumplimento, el Oficial de Cumplimiento deberá llevar a cabo las modificaciones para establecer en dicho documento las políticas que habrá de seguir para el resguardo toda la información y documentación que generen relacionada con sus procesos de capacitación por al menos un periodo de cinco años contados a partir de la fecha de generación de la misma.
No omito señalar, que en TMSourcing estamos para apoyarlos en todo lo necesario con este proceso.
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